Markus Baersch

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Monday, 29 October 2007

Tipp zur Excel-Vorlage Meetingprotokoll: Automatische Formatierung der Statusspalte

In der Excel-Vorlage zum Meetingprotokoll ("Welche Vorlage?" ... hier zum kostenlosen Download) werden keine automatischen Einträge in der Statusspalte vorgenommen, auch wenn der Fortschritt auf 100% gesetzt wird. Statt dessen sollen (müssen) diese Punkte vom Protokollführer anhand des tatsächlichen Status des jeweiligen Tagesordnungspunktes vergeben; sprich: dorthin kopiert oder manuell eingefügt und in der entsprechenden Farbe formatiert werden.

Warum ist das so? Genau wie jedes Projekt, kann auch jede Aufgabe unabhängig vom Grad der Fertigstellung zu jedem Zeitpunkt bis zur Erledigung jeden Status einnehmen - so kann eine Aufgabe auch kurz vor der Fertigstellung "plötzlich" von grün auf rot wechseln, obwohl (oder weil!) sich der Prozentsatz der Fertigstellung nicht verändert...

Wenn Sie eine aber dennoch eine bedingte Formatierung nutzen wollen, um "automatisch" die passende Farbe zu erzeugen, dann kann folgender Trick helfen:

  1. Markieren Sie in Excel eine der Zellen der Spalte, in der der Status "farbig" angezeigt werden soll (im Beispielformular Zelle J9.)
     
  2. Vergeben Sie für die Zelle mittels FORMAT - BEDINGTE FORMATIERUNG... für einen Zellwert wie z. B. "1" (oder ="grün" oder beliebige andere Kennzeichnungen) eine entsprechende Formatierung (siehe auch Abbildung unten). Dies kann wahlweise für die Schrift und den Hintergrund oder nur für den Hintergrund geschehen. Denken Sie bei der gleichfarbigen Formatierung von Schrift und Hintergrund (wie im abgebildeten Beispiel) aber daran, dass diese Fassung auf einem Schwarz-Weiß-Ausdruck nicht gut zwischen den jeweiligen Farben unterscheiden lässt! Zur Angabe des Formats klicken Sie dabei auf "Format" und wählen die Farbe auf der Seite "Schrift" und "Muster" aus.
     
  3. Klicken Sie auf "Hinzufügen >>" und definieren Sie auch für die anderen Statuswerte entsprechende Formate.
    Meetingprotokoll formatieren
     
  4. Die aktuelle Schriftart der Zelle ist "Webdings" zur manuellen Darstellung des "Statuspunktes" in der entsprechenden Farbe. Sie wollen aber bei der Eingabe sicher lesen können, was Sie eingeben - oder bei Eingaben, für die keine Formatierung definiert ist, den Text als Klartext lesen können. Ändern Sie dies auf Arial oder eine andere "lesbare" Schriftart (z. B. über "FORMAT - ZELLEN...; auf der Seite "Schrift").
     
  5. Testen Sie die Formatierung durch Eingabe der Werte 1, 2, 3 (oder Ihrer abweichenden Definition). Stimmt was nicht, können Sie nun zunächst die Definition korrigieren, bevor Sie das Format auf die anderen Zellen übertragen. Wenn der Test erfolgreich ist, leeren Sie die Zelle, so dass keine bedingte Formatierung verwendet wird (der Hintergrund der Zelle ist dann wieder "normal grau", wie in der Vorlage vor Ihrer Veränderung.
     
  6. Übertragen auf die anderen Zellen: Markieren Sie nun mit der Maus die Zelle und ziehen Sie die Markierung weiter nach unten, bis Sie den kompletten verwendeten Bereich der Spalte markiert haben, der mit der Formatierung ausgestattet werden soll. Betätigen Sie dann die Tastenkombination STRG+U (oder BEARBEITEN - AUSFÜLLEN - UNTEN), um die Formatierung (und den Inhalt) auch auf die anderen Zellen zu übertragen.
     
  7. Rahmen formatieren
    Der aufmerksame Betrachter merkt, dass nun der "dicke Rahmen" um den kompletten Arbeitsbereich der Vorlage am unteren Ende der Spalte J zu dünn ist. Dies korrigieren Sie, indem Sie wiederum den kompletten Bereich der Spalte J markieren und eine dicke Rahmenlinie für den Bereich definieren. Am Schnellsten geht dies, indem Sie in der Symbolleiste für die Formate die entsprechende Auswahl treffen.

     
  8. Ab sofort kann durch einfache Eingabe der definierten Werte (1, 2 oder 3) eine farbige Markierung vergeben werden:
    Status als Farbe
     
  9. Für eine "druckfreundliche" Fassung belassen Sie die Farbe der Schriftart auf "Automatisch". In diesem Fall werden die Werte 1, 2 oder 3 sichtbar ausgedruckt.
    Status als Farbe und Zahl
    Sollten Sie die Variante mit den Zahlen (für die einfachere Eingabe statt z. B. "grün", "gelb" oder "rot") wählen, kann eine Legende im Fuß der Tabelle erklären, was die Zahlen bedeuten.

Diese Form der bedingten (automatischen) Formatierung kann sicher auch in der einen oder anderen Excel-Tabelle hilfreich sein, die Sie rund um Ihre Projekte einsetzen...

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